办公设备管理系统用于企业日常设备调配，能替代人工操作吗？

一、办公设备管理系统是啥

在咱们日常办公里，办公设备那可是必不可少的。从电脑、打印机到复印机，这些设备要是管理不好，那可就麻烦大了。办公设备管理系统就是专门来解决这个问题的。简单来说，它是一种软件系统，能帮助咱们对办公设备进行全面管理。

设备全生命周期管理：它能记录设备从采购进来，到日常使用、维修保养，再到最后报废处理的整个过程。比如说公司新采购了一批电脑，系统会记录下电脑的品牌、型号、采购日期、价格等信息。在使用过程中，如果电脑出现故障送去维修，维修的时间、费用、维修内容等也会被记录在系统里。

设备状态监控：通过这个系统，咱们能随时了解设备的使用状态。是正在使用、闲置，还是在维修，一目了然。就像打印机，系统可以显示它当前是否在打印任务中，墨粉还剩多少等信息。

设备分配管理：可以合理地分配设备给不同的部门或者员工。比如新入职了一批员工，管理员可以在系统里快速查询到闲置的办公设备，然后分配给这些新员工使用。

二、为啥需要办公设备管理系统

可能有人会说，我用个表格也能管理办公设备啊，为啥非要用系统呢？其实，传统的表格管理方式有很多弊端，而办公设备管理系统能很好地解决这些问题。

提高管理效率：传统的表格管理，查找和更新信息都很麻烦。要是想知道某台设备的维修记录，可能得在一堆表格里翻半天。而办公设备管理系统可以通过关键词快速搜索，瞬间就能找到所需信息。而且系统可以自动提醒设备的保养时间、续保时间等，大大节省了管理员的时间和精力。

降低成本：通过对设备的全生命周期管理，系统可以分析出设备的使用频率、维修成本等数据。根据这些数据，咱们可以合理安排设备的采购和报废。举个例子，如果发现某台打印机的维修成本过高，而且使用频率不高，就可以考虑提前报废，避免不必要的维修费用。

提升设备利用率：系统能清晰地显示设备的使用状态，避免设备闲置浪费。比如某个部门有一台闲置的投影仪，其他部门需要使用时可以通过系统快速查询到并申请借用，提高了设备的利用率。

三、办公设备管理系统的功能模块

办公设备管理系统一般包含多个功能模块，每个模块都有其独特的作用。

采购管理模块：这个模块主要负责设备的采购流程。从采购申请的提交、审批，到供应商的选择、合同的签订，再到设备的验收，都可以在系统里完成。比如员工需要一台新电脑，他可以在系统里提交采购申请，申请会自动流转到上级领导那里进行审批。审批通过后，管理员可以在系统里选择合适的供应商，签订采购合同。设备到货后，进行验收，验收信息也会记录在系统里。

库存管理模块：记录设备的库存数量、存放位置等信息。当有设备入库或者出库时，系统会自动更新库存数据。系统可以设置库存预警值，当库存数量低于预警值时，会自动提醒管理员进行采购。比如公司的打印纸库存快用完了，系统会及时提醒管理员采购新的打印纸。

维修保养管理模块：设备出现故障时，员工可以在系统里提交维修申请。维修人员可以在系统里查看维修任务，记录维修过程和结果。对于定期保养的设备，系统会自动提醒保养时间。例如，每台电脑每隔半年需要进行一次全面保养，系统会提前几天提醒管理员安排保养工作。

使用管理模块：记录设备的使用人员、使用时间、使用部门等信息。可以统计设备的使用频率和时长，为设备的分配和采购提供参考。比如通过统计发现某个部门的电脑使用频率非常高，而另一个部门的电脑使用频率很低，就可以考虑进行合理调配。

四、如何选择适合的办公设备管理系统

市场上的办公设备管理系统有很多，选择适合自己公司的系统可不是一件容易的事。

功能需求匹配：要明确自己公司的办公设备管理需求。不同规模、不同行业的公司，需求可能会有所不同。比如一家小型创业公司，可能只需要简单的设备采购、库存和使用管理功能；而一家大型企业，可能还需要设备的折旧计算、成本分析等复杂功能。所以在选择系统时，要根据自己的实际需求来挑选。

操作便捷性：系统的操作要简单易懂，员工容易上手。如果系统操作过于复杂，员工可能不愿意使用，反而会影响工作效率。可以在选择系统时，要求供应商进行演示，亲自体验一下系统的操作流程。

数据安全性：办公设备管理系统里包含了公司的很多重要信息，如设备采购合同、维修记录等，所以数据的安全性至关重要。要选择有完善的数据加密、备份和恢复机制的系统，确保数据不会丢失或泄露。

售后服务：系统在使用过程中难免会遇到问题，所以供应商的售后服务很关键。要选择有专业技术支持团队、响应速度快的供应商。比如系统出现故障时，供应商能在短时间内提供解决方案。

这里给大家推荐一款亲测实用的工具——建米软件。它的办公设备管理系统功能丰富且操作简单，能满足不同规模企业的需求。可以试试用它来管理公司的办公设备，相信会给你带来不错的体验。

五、办公设备管理系统的实施与应用

选好系统后，接下来就是实施和应用了。

数据导入：在系统上线前，需要将公司现有的办公设备信息导入到系统里。这些信息包括设备的名称、型号、采购日期、价格等。数据导入要确保准确无误，否则会影响系统的正常使用。

员工培训：为了让员工能熟练使用系统，需要对他们进行培训。培训内容包括系统的操作流程、各个功能模块的使用方法等。可以通过线上视频教程、线下集中培训等方式进行。

制度建设：建立完善的办公设备管理制度，明确员工在设备采购、使用、维修等方面的职责和流程。制度要与系统的功能相匹配，确保系统的有效运行。比如规定员工必须通过系统提交采购申请，否则不予审批。

持续优化：在系统使用过程中，要不断收集员工的反馈意见，对系统进行优化和改进。随着公司业务的发展和办公设备的增加，系统的功能可能需要进一步扩展。比如增加新的设备类型管理功能等。

以上就是关于办公设备管理系统的一些介绍，希望能帮助大家更好地了解和使用办公设备管理系统，提高公司的办公设备管理水平。

常见用户关注的问题：

一、办公设备管理系统能管理哪些设备？

我听说很多公司都在用办公设备管理系统，我就想知道它到底能管哪些设备呢。其实啊，办公设备管理系统能管理的设备还挺多的。

电脑类

台式电脑：这是办公室里最常见的设备之一啦，系统可以记录它的品牌、型号、配置、购买时间、使用人等信息，方便对其进行维护和管理。

笔记本电脑：便于携带，很多员工外出办公都会用到。系统能监控它的使用状态，比如是否外借等。

平板电脑：在一些特定场景下，像会议展示等会用到，系统可以对其进行有效的管理。

服务器：作为公司数据存储和处理的核心，系统可以实时监测它的运行状态、性能指标等。

打印复印类

打印机：无论是激光打印机还是喷墨打印机，系统都能记录其耗材使用情况、打印量等，以便及时更换耗材。

复印机：可以统计复印的份数、频率等，还能对其进行故障预警。

传真机：虽然现在用得相对少一些了，但系统也能管理它的收发情况。

多功能一体机：集打印、复印、扫描、传真等多种功能于一体，系统可以全面管理它的各项功能使用情况。

通讯类

固定电话：记录通话时长、费用等信息，方便进行费用控制。

移动电话：如果公司给员工配备了工作手机，系统可以管理其使用情况。

对讲机：在一些特定行业，如物业、安保等会用到，系统可以管理其分配和使用。

网络设备：像路由器、交换机等，系统能监控它们的网络状态、连接设备数量等。

其他类

投影仪：常用于会议和培训，系统可以记录它的使用时间、使用频率等。

碎纸机：能统计碎纸的次数和纸张量，对其进行维护管理。

考勤机：管理员工的考勤数据，与系统进行数据对接。

摄像头：用于监控办公区域安全，系统可以管理其安装位置、使用状态等。建米软件的办公设备管理系统在这方面就做得很不错，能全面管理各类办公设备。

二、办公设备管理系统能带来什么好处？

朋友说用了办公设备管理系统后公司管理轻松多了，我就想知道它到底能带来啥好处。其实好处还真不少呢。

提高管理效率

以前管理办公设备，可能需要人工记录各种信息，不仅麻烦还容易出错。有了办公设备管理系统，所有设备信息都能集中存储和管理，查询起来特别方便。比如要找某台电脑的购买时间，在系统里一搜就出来了。而且系统可以自动提醒设备的维护、保养时间，不用人工去一个个记，大大提高了管理效率。建米软件的办公设备管理系统在提高管理效率方面表现出色，能让管理人员轻松应对各种设备管理任务。

降低成本

系统可以实时监控设备的使用情况，比如打印机的耗材使用量。当耗材快用完时，系统会及时提醒采购，避免因耗材不足影响工作，同时也能防止过度采购造成浪费。还能对设备的维修成本进行统计和分析，找出成本高的原因，采取相应措施降低成本。

保障设备安全

通过系统可以对设备进行权限管理，只有授权人员才能使用某些设备，防止设备被滥用或损坏。还能对设备的运行状态进行实时监测，一旦发现异常情况，如服务器温度过高，系统会及时发出警报，保障设备的安全运行。

提升决策科学性

系统会生成各种设备管理报表，如设备使用频率报表、维修成本报表等。管理人员可以根据这些报表进行分析，了解设备的使用情况和成本情况，从而做出更科学的决策，比如是否需要更新设备等。

三、如何选择适合的办公设备管理系统？

我想知道怎么才能选到适合自己公司的办公设备管理系统呢。其实选择的时候要考虑很多方面。

功能需求

不同的公司对办公设备管理系统的功能需求可能不一样。比如有的公司主要关注设备的采购管理，那么系统就要有完善的采购流程管理功能，包括采购申请、审批、供应商管理等。有的公司更注重设备的维护保养，系统就要能记录设备的维护历史、提醒维护时间等。建米软件的办公设备管理系统功能丰富，可以根据不同公司的需求进行定制。

易用性

系统要操作简单，员工容易上手。如果系统操作复杂，员工不愿意用，那再好的系统也发挥不了作用。比如界面要简洁明了，菜单设置要合理，各种功能按钮要容易找到。

稳定性

办公设备管理系统要能稳定运行，不能经常出现故障。如果系统经常崩溃，会影响正常的设备管理工作。可以了解一下系统的技术架构、服务器配置等，选择技术成熟、稳定性高的系统。

性价比

要综合考虑系统的价格和功能。不是价格越高的系统就越好，要根据公司的预算和实际需求来选择。可以多对比几家系统供应商，看看他们的报价和提供的功能，选择性价比高的系统。

四、办公设备管理系统容易上手吗？

朋友推荐了办公设备管理系统，我就想知道它容不容易上手。其实大部分好的办公设备管理系统还是比较容易上手的。

界面设计

现在很多办公设备管理系统都注重界面设计的友好性。界面会采用简洁直观的布局，各种功能模块一目了然。比如建米软件的办公设备管理系统，它的界面就很清晰，员工一看就能大致了解各个功能的位置。

操作流程

系统的操作流程会尽量简化。像添加设备信息，只需要按照提示一步步输入相关内容就可以了。而且系统会有详细的提示和引导，即使是没有经验的员工也能快速完成操作。

培训支持

一般系统供应商会提供培训服务。他们会安排专业的人员对公司员工进行培训，讲解系统的功能和操作方法。通过培训，员工能更好地掌握系统的使用。

在线帮助

系统通常会有在线帮助文档和客服支持。如果员工在使用过程中遇到问题，可以随时查看在线帮助文档，或者联系客服人员，他们会及时给予解答和指导。

只要选择合适的办公设备管理系统，再加上一定的培训和支持，员工是很容易上手的。建米软件的办公设备管理系统在这方面就做得很好，能让员工快速熟悉和使用系统。