srm采购系统怎么用？详细操作步骤与应用场景全揭秘

总体介绍

SRM采购系统，也就是供应商关系管理采购系统，它是企业采购管理中的得力助手。这个系统能帮助企业与供应商建立更紧密、高效的合作关系，优化采购流程，降低采购成本，提高采购质量和效率。对于很多企业来说，掌握SRM采购系统怎么用是提升采购管理水平的关键。接下来，我们就详细地介绍一下该系统的使用方法和相关要点。

一、系统登录与基本设置

获取账号与密码：企业管理员会根据员工的职责和权限分配相应的账号和密码。员工拿到账号和密码后，要妥善保管，避免泄露。如果忘记密码，可以通过系统提供的找回密码功能，按照提示操作，一般是通过绑定的手机号或邮箱来重置密码。

登录系统：打开系统登录页面，输入正确的账号和密码，点击登录按钮。如果登录失败，可能是账号密码错误、网络问题或者系统维护等原因。可以先检查账号密码是否输入正确，若还是不行，联系系统管理员咨询具体情况。

基本信息设置：登录成功后，首先要完善个人信息，如姓名、联系方式、部门等。还可以设置系统的显示语言、日期格式等偏好设置，让系统更符合自己的使用习惯。

权限了解：不同的账号有不同的操作权限，在使用系统前，要清楚自己的权限范围。比如，有的账号只能查看采购信息，而有的账号可以进行采购申请、审批等操作。了解权限可以避免因越权操作导致的系统错误或数据泄露。

二、供应商管理

供应商录入：在系统中添加新的供应商时，要详细录入供应商的基本信息，包括公司名称、地址、联系方式、经营范围等。还可以上传供应商的相关资质文件，如营业执照、税务登记证等，以便后续审核和管理。

供应商评估：系统会根据供应商的交货准时率、产品质量、价格等指标对供应商进行评估。可以定期查看供应商的评估报告，了解供应商的表现。对于表现优秀的供应商，可以给予更多的合作机会；对于表现不佳的供应商，可以进行沟通改进或淘汰。

供应商分类：根据供应商的重要性、合作频率等因素，将供应商进行分类。例如，可以分为战略供应商、重要供应商和一般供应商。不同类型的供应商可以采用不同的管理策略，提高管理效率。

供应商沟通：系统提供了与供应商沟通的功能，如发送邮件、消息等。在采购过程中，如果有任何问题或需求，可以及时与供应商沟通。沟通记录会保存在系统中，方便后续查询和追溯。

三、采购申请流程

创建采购申请：当企业有采购需求时，相关人员要在系统中创建采购申请。填写采购物品的名称、规格、数量、预算等信息，同时选择合适的供应商。如果有相关的采购文件或说明，可以一并上传。

申请审批：采购申请提交后，会按照预设的审批流程进行审批。审批人员可以在系统中查看申请信息，根据企业的采购政策和预算进行审批。如果审批通过，采购申请将进入下一步流程；如果审批不通过，申请会被退回，申请人需要根据审批意见进行修改后重新提交。

申请跟踪：申请人可以在系统中实时跟踪采购申请的审批进度。了解申请处于哪个审批环节，预计审批完成时间等信息。如果审批时间过长，可以联系相关审批人员了解情况。

申请修改与撤销：在采购申请未审批完成前，如果发现申请信息有误或采购需求发生变化，可以对申请进行修改。如果采购需求取消，可以撤销采购申请。修改和撤销操作都要在系统中进行相应的记录。

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四、采购订单管理

生成采购订单：采购申请审批通过后，系统会自动生成采购订单。订单中包含了采购物品的详细信息、价格、交货时间、交货地点等内容。采购人员要仔细核对订单信息，确保准确无误。

订单发送与确认：将生成的采购订单发送给供应商。供应商收到订单后，会在系统中进行确认。如果供应商对订单内容有异议，可以与采购人员沟通协商，修改订单内容。

订单跟踪：在订单执行过程中，采购人员可以在系统中跟踪订单的执行情况。了解供应商是否按时发货、货物是否按时到达等信息。如果出现问题，要及时与供应商沟通解决。

订单变更与关闭：如果在订单执行过程中，采购需求发生变化或出现其他情况，需要对订单进行变更。变更订单要经过相关人员的审批，并及时通知供应商。当订单执行完毕，货物验收合格后，要在系统中关闭订单。

五、收货与验收管理

收货通知：当供应商发货后，会在系统中发送收货通知。收货人员要及时查看通知，做好收货准备。

收货操作：货物到达后，收货人员要在系统中进行收货操作。扫描货物的条码或手动录入货物信息，核对货物的数量、规格等是否与订单一致。如果发现货物有损坏或短缺等情况，要及时记录并与供应商沟通。

验收流程：收货完成后，进入验收环节。验收人员要根据相关标准对货物的质量进行检验。可以在系统中记录验收结果，如合格、不合格等。如果货物不合格，要按照企业的处理流程进行处理，如退货、换货等。

验收报告生成：验收完成后，系统会自动生成验收报告。报告中包含了货物的验收情况、验收人员等信息。可以将验收报告打印出来存档，也可以在系统中进行电子存档。

六、发票与付款管理

发票录入：收到供应商开具的发票后，要在系统中录入发票信息，包括发票号码、金额、开票日期等。上传发票的电子图片或扫描件，方便后续查询和核对。

发票核对：系统会将录入的发票信息与采购订单、收货信息进行核对。检查发票的金额、货物名称等是否与订单一致。如果发现发票有误，要及时与供应商沟通，要求其重新开具发票。

付款申请：发票核对无误后，可以在系统中发起付款申请。填写付款金额、付款方式等信息，并上传相关的附件，如发票、验收报告等。付款申请会按照审批流程进行审批。

付款记录：付款完成后，要在系统中记录付款信息，包括付款日期、付款金额、付款方式等。可以在系统中查看付款记录，了解企业的采购资金支出情况。

七、数据分析与报表生成

数据查询：系统提供了强大的数据查询功能。可以根据不同的条件查询采购信息，如采购日期、供应商名称、采购物品等。通过查询数据，了解企业的采购情况。

数据分析：对查询到的数据进行分析，如分析采购成本的变化趋势、不同供应商的供货比例等。通过数据分析，发现采购过程中存在的问题和潜在的优化空间。

报表生成：根据数据分析结果，系统可以生成各种报表，如采购成本报表、供应商评估报表等。报表可以以表格、图表等形式展示，直观地反映采购情况。

报表导出与分享：可以将生成的报表导出为Excel、PDF等格式，方便与其他部门或人员分享。也可以将报表设置为定时自动生成和发送，提高工作效率。

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八、系统维护与安全管理

系统更新：定期关注系统的更新信息。系统更新可能会修复一些已知的问题，增加新的功能。按照系统提示进行更新操作，确保系统的稳定性和安全性。

数据备份：为了防止数据丢失，要定期对系统中的数据进行备份。可以将数据备份到本地硬盘或云端存储。在进行数据备份时，要确保备份数据的完整性和可用性。

安全设置：设置系统的安全策略，如密码复杂度要求、登录限制等。定期修改自己的账号密码，避免使用简单易猜的密码。注意防范网络攻击，如病毒、黑客等。

用户培训与支持：企业可以组织系统使用培训，让员工更好地掌握系统的使用方法。系统供应商会提供技术支持服务。如果在使用过程中遇到问题，可以及时联系系统供应商的客服人员寻求帮助。

九、系统集成与拓展

与其他系统集成：SRM采购系统可以与企业的其他系统进行集成，如ERP系统、财务系统等。通过集成，可以实现数据的共享和业务流程的协同。例如，与ERP系统集成后，采购信息可以自动同步到ERP系统中，减少人工录入的工作量。

拓展功能模块：根据企业的需求，可以在系统中添加拓展功能模块，如电子招投标模块、供应商自助服务模块等。拓展功能模块可以进一步提升系统的功能和应用范围。

定制开发：如果企业有特殊的业务需求，系统供应商可以提供定制开发服务。根据企业的具体要求，对系统进行个性化定制，满足企业的独特需求。

系统升级规划：随着企业的发展和业务的变化，系统需要不断升级。企业要制定系统升级规划，定期评估系统的性能和功能，及时进行升级，保证系统始终满足企业的需求。

十、常见问题与解决方法

登录问题：如果遇到登录失败的情况，首先检查网络连接是否正常，然后确认账号密码是否输入正确。如果还是无法登录，可以联系系统管理员重置密码或检查账号状态。

数据错误问题：如果发现系统中的数据有误，如采购信息、供应商信息等，要及时与相关人员沟通，核实数据的准确性。可以在系统中进行数据修改或重新录入。

流程异常问题：在采购流程中，如果遇到流程异常，如审批不通过、订单无法执行等情况，要查看系统的提示信息，了解异常原因。可以联系相关的审批人员或供应商，协商解决问题。

系统卡顿问题：如果系统出现卡顿现象，可能是网络问题或系统资源不足。可以尝试刷新页面、清理浏览器缓存等操作。如果问题仍然存在，联系系统管理员检查服务器性能。

常见用户关注的问题：

一、srm采购系统有哪些优势？

我听说很多企业都在用srm采购系统，我就想知道它到底有啥优势能这么受欢迎。下面就来给大家唠唠。

提高采购效率：系统能自动化处理采购流程，像订单生成、审批这些环节，以前可能得人工跑来跑去，现在系统一键搞定，节省了大量时间。

降低采购成本：通过系统可以对供应商进行评估和比较，选择性价比高的供应商，还能通过批量采购等方式拿到更优惠的价格。

加强供应商管理：能对供应商的信息、绩效等进行全面管理，及时发现供应商的问题并解决，保证供应链的稳定。

提升数据准确性：避免了人工记录数据可能出现的错误，所有数据都准确地记录在系统中，方便查询和分析。

增强协作性：采购部门和其他部门可以通过系统更好地协作，信息共享更及时，减少沟通成本。

二、srm采购系统适合哪些企业？

朋友说有些企业用srm采购系统效果特别好，我就好奇到底哪些企业适合用呢。下面来分析分析。

大型企业：大型企业采购规模大、流程复杂，srm采购系统可以帮助他们更好地管理采购流程，提高效率，降低成本。

制造业企业：制造业企业需要大量的原材料和零部件采购，系统可以对供应商进行有效管理，保证原材料的供应稳定。

连锁企业：连锁企业有多个门店，采购需求分散，srm采购系统可以实现集中采购，统一管理，降低采购成本。

电商企业：电商企业订单量大，对商品的采购及时性和准确性要求高，系统可以满足他们的采购需求。

快速发展的企业：随着企业的快速发展，采购业务也会不断增加，srm采购系统可以适应企业的发展变化，提供灵活的采购解决方案。

三、srm采购系统的实施难度大吗？

我想知道srm采购系统实施起来难不难，毕竟有些企业担心实施不好会影响正常业务。下面来看看。

系统复杂性：如果系统功能复杂，涉及到很多模块和流程，实施起来可能会有一定难度，需要专业的技术人员进行指导。

企业内部协调：实施系统需要企业内部各个部门的配合，如果部门之间沟通不畅，协调不好，会增加实施难度。

数据迁移：将企业原有的采购数据迁移到新系统中是一个关键环节，如果数据量大、格式不统一，迁移过程可能会遇到问题。

员工培训：员工需要学习如何使用新系统，如果培训不到位，员工操作不熟练，会影响系统的正常使用。

供应商配合：系统实施可能需要供应商的配合，如果供应商不积极配合，也会给实施带来一定困难。

四、srm采购系统的安全性如何保障？

朋友推荐srm采购系统时提到了安全性问题，我就想知道系统是怎么保障安全的。下面来详细说说。

数据加密：对企业的采购数据进行加密处理，防止数据在传输和存储过程中被窃取或篡改。

权限管理：设置不同的用户权限，只有授权的人员才能访问和操作相关数据和功能，保证数据的安全性。

安全审计：系统会对用户的操作进行审计，记录所有的操作行为，一旦发现异常情况可以及时处理。

防火墙和入侵检测：安装防火墙和入侵检测系统，防止外部网络攻击，保护系统的安全。

定期更新：及时更新系统的安全补丁，修复可能存在的安全漏洞，保证系统的安全性。

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五、srm采购系统与传统采购方式相比有什么不同？

假如你还在犹豫是用srm采购系统还是传统采购方式，那下面的内容你可得好好看看。

采购流程：传统采购方式流程繁琐，需要人工填写大量表格、审批等，而srm采购系统实现了自动化流程，更高效。

供应商管理：传统采购对供应商的管理比较粗放，而系统可以对供应商进行全面评估和管理，选择更优质的供应商。

数据处理：传统采购数据记录和分析靠人工，容易出错，系统则能准确记录和分析数据，为决策提供依据。

沟通效率：传统采购沟通主要靠电话、邮件等，效率低，系统实现了信息共享，沟通更及时。

成本控制：传统采购在成本控制上比较困难，系统可以通过优化采购流程和选择供应商等方式降低成本。